Lieferant für Praxisbedarf wechseln: Was MFAs beachten sollten

Stand: Oktober 2026. Bezogen auf Nordrhein; die Angaben zum Sprechstundenbedarf sind geprüft gegen die Vereinbarung über die ärztliche Verordnung von Sprechstundenbedarf (gültig ab 1. Januar 2025). Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Kurz gesagt

Ein Lieferantenwechsel gelingt am besten mit drei Unterlagen: Ihrer aktuellen Bestellliste, Ihrem Hygieneplan und Ihrer Vereinbarung mit dem bisherigen Lieferanten. Planen Sie den Wechsel möglichst zum Quartalsbeginn, damit Lieferungen und SSB-Rezepte klar einem Lieferanten zugeordnet bleiben. Desinfektionsmittel aus dem Hygieneplan tauschen Sie nur bewusst – jeder Produktwechsel dort heißt: Plan anpassen und Team unterweisen.

Schritt 1: Bestellliste zusammenstellen

Die Bestellliste ist die Grundlage für jedes Angebot. Je genauer sie ist, desto besser lassen sich Preise und Alternativen vergleichen. Notieren Sie für jeden Artikel:

• Bezeichnung, Größe und Packungseinheit
• Hersteller und Artikelnummer, soweit bekannt
• durchschnittlichen Verbrauch pro Quartal
• ob der Artikel als Sprechstundenbedarf (SSB) oder als Praxisbedarf bezogen wird
• ob der Artikel im Hygieneplan steht
• Besonderheiten, etwa sterile oder latexfreie Ausführung

Tipp: Nutzen Sie die Bestellhistorie der letzten Quartale aus dem Portal oder den Rechnungen Ihres bisherigen Lieferanten. Für einen ersten Vergleich reicht oft auch ein Foto der vorhandenen Bestellliste.

Schritt 2: Hygieneplan prüfen

Nach § 23 Abs. 3 Infektionsschutzgesetz müssen die Leitungen von Arztpraxen sicherstellen, dass die nach dem Stand der medizinischen Wissenschaft erforderlichen Maßnahmen getroffen werden, um nosokomiale Infektionen zu verhüten. Wie das in Ihrer Praxis konkret aussieht, steht im Hygieneplan.

Die Mustervorlage Hygieneplan des Kompetenzzentrums Hygiene und Medizinprodukte der Kassenärztlichen Vereinigungen und der KBV sieht vor, dass die Inhalte regelmäßig auf Aktualität geprüft und bei Bedarf angepasst werden. Bei inhaltlichen Änderungen sind die Beschäftigten zu unterweisen. Für Desinfektionsmittel sind die Herstellerangaben zu Ansetzen, Konzentration und Einwirkzeit zu beachten.

Für den Wechsel bedeutet das: Steht ein Hände-, Flächen- oder Instrumentendesinfektionsmittel namentlich im Plan, ist ein Produkttausch keine reine Einkaufsfrage. Ein anderes Präparat kann andere Konzentrationen oder Einwirkzeiten haben. Am einfachsten ist es, die Produkte aus dem Hygieneplan unverändert weiter zu beziehen und nur beim übrigen Sortiment zu wechseln.

Schritt 3: Sprechstundenbedarf richtig zuordnen

Beim Sprechstundenbedarf zählt das Quartal. SSB wird grundsätzlich quartalsweise als Ersatz für verbrauchte Artikel verordnet, spätestens bis zum 14. des ersten Monats des Folgequartals (§ 4 Abs. 1 der SSB-Vereinbarung). Abgerechnet wird laut KV Nordrhein elektronisch über die Hersteller bzw. Lieferanten, nicht durch die Praxis. Daraus ergeben sich vier praktische Punkte:

• Zuordnung klären: Sprechen Sie mit beiden Lieferanten ab, wer die Ware des laufenden Quartals geliefert hat und an wen das SSB-Rezept dafür geht. So wird nichts doppelt verordnet.
• Zum Quartalsbeginn wechseln: Dann gehört ein Quartal komplett zu einem Lieferanten.
• Kein Zwischenlager: Eine Depotlagerung von SSB in Apotheken oder bei sonstigen Lieferanten ist unzulässig (§ 4 Abs. 7). Restbestände „beim alten Lieferanten parken“ ist also keine Option.
• Belege aufheben: Lieferscheine sind zwei Jahre aufzubewahren (§ 4 Abs. 9) – auch die des bisherigen Lieferanten.

Am Rezept selbst ändert sich wenig: Verbandmittel und Nahtmaterial sind ohnehin möglichst ohne Firmen- oder Markennamen zu verordnen (§ 5 Abs. 5).

Angebote richtig vergleichen

Beim Vergleich lohnt es sich, Praxisbedarf und Sprechstundenbedarf getrennt zu betrachten. Praxisbedarf bezahlt Ihre Praxis selbst; hier zählen Preis und Qualität. Beim SSB zahlt nicht die Praxis: Abgerechnet wird elektronisch über den Lieferanten, die Einzelheiten regeln die Lieferantenverträge zwischen Krankenkassen und Herstellern bzw. Lieferanten (§ 4 Abs. 10 der SSB-Vereinbarung). Beim SSB kommt es für Ihr Team deshalb vor allem auf den Service an.

Diese Fragen helfen beim Vergleich:

• Gleichwertigkeit: Stimmen bei Alternativartikeln Größe, Material, Sterilität und Packungseinheit?
• Lieferung: Wie wird geliefert, wie schnell, und fallen Versandkosten oder Mindermengenzuschläge an?
• Bestellwege: Passt der Bestellweg zu Ihrem Alltag – Portal, Telefon, Fax, E-Mail oder Messenger?
• SSB-Service: Ist auf Lieferschein oder Rechnung erkennbar, was Sprechstundenbedarf ist? Wie kommt das SSB-Rezept zum Lieferanten?
• Ansprechpartner: Gibt es eine feste Person, die Ihre Praxis kennt?

Binden Sie früh die Ärztin oder den Arzt ein, die bzw. der unterschreibt, und die für Hygiene zuständige Person im Team. Dann gibt es nach dem Wechsel keine Überraschungen.

Schritt 4: Den bisherigen Lieferanten kündigen

Ob und mit welcher Frist Sie kündigen müssen, hängt allein von Ihrer Vereinbarung mit dem bisherigen Lieferanten ab. Prüfen Sie im Zweifel diese Punkte; bei rechtlichen Fragen hilft Ihre Rechtsberatung:

• Laufzeit und Kündigungsfrist im Rahmenvertrag oder in den AGB
• vorgeschriebene Form der Kündigung, zum Beispiel schriftlich
• Mindestabnahmen, Bonus- oder Jahresvereinbarungen
• offene Bestellungen, Rückstände und Gutschriften
• Daueraufträge oder automatische Nachlieferungen, die beendet werden müssen
• Zugänge zu Bestellportalen, die nicht mehr gebraucht werden

Tipp: Kündigen Sie erst, wenn das Angebot des neuen Lieferanten vorliegt und die erste Lieferung abgestimmt ist. So entsteht keine Versorgungslücke.

Unser Vorschlag für den Zeitplan

Als Orientierung für einen Wechsel zum Quartalsbeginn schlagen wir diesen Zeitplan vor. Vertragliche Kündigungsfristen gehen natürlich vor:

Zeitpunkt	Aufgabe
8 bis 6 Wochen vor Quartalsende	Bestellliste und Hygieneplan zusammenstellen, Angebot anfordern
6 bis 4 Wochen vorher	Angebot prüfen, Alternativen mit Ärztin oder Arzt und Hygieneverantwortlichen abstimmen, Vertrag prüfen und ggf. fristgerecht kündigen
Letzte 2 Wochen des Quartals	Bestände zählen, letzte Bestellungen beim bisherigen Lieferanten, Zuordnung des SSB-Rezepts klären
Quartalsbeginn	Erste Bestellung beim neuen Lieferanten, Bestellweg und Ansprechpartner im Team bekannt machen
Bis zum 14. des ersten Monats	SSB-Rezept für das abgelaufene Quartal ausstellen
Danach	Bei Produktwechsel Hygieneplan anpassen und Team unterweisen, Lieferscheine ablegen

Checkliste Lieferantenwechsel

• Bestellliste mit Verbrauch pro Quartal erstellt
• SSB-Artikel und Praxisbedarf in der Liste gekennzeichnet
• Artikel aus dem Hygieneplan markiert
• Angebot des neuen Lieferanten liegt vor und ist mit der Ärztin oder dem Arzt abgestimmt
• Vereinbarung mit dem bisherigen Lieferanten geprüft, ggf. fristgerecht gekündigt
• Zuordnung des SSB-Rezepts für das Wechselquartal mit beiden Lieferanten geklärt
• Daueraufträge und Portalzugänge beim bisherigen Lieferanten beendet
• Team über neuen Bestellweg und Ansprechpartner informiert
• Hygieneplan bei Produktwechsel angepasst, Team unterwiesen
• Lieferscheine beider Lieferanten für zwei Jahre abgelegt

So hilft Hill + Massberg

Hill + Massberg ist ein Familienbetrieb seit 1994 und beliefert Arztpraxen in der Region der KV Nordrhein mit Praxis- und Sprechstundenbedarf. Wir machen Ihnen den Wechsel so leicht wie möglich:

• Bestellliste hochladen – als PDF, Excel-Datei oder Foto. Sie erhalten ein Angebot mit unseren Preisen.
• Artikel aus Ihrem Hygieneplan können bleiben, für alles andere bieten wir gleichwertige Alternativen.
• Bei jeder Bestellung ist gekennzeichnet, was Sprechstundenbedarf ist. SSB-Rezepte holen wir quartalsweise persönlich ab.
• Kostenlose Lieferung mit eigenem Fahrzeug – kein Paketdienst.
• Ein fester Ansprechpartner, erreichbar Mo–Fr von 8:00 bis 16:00 Uhr unter 0212 – 33 20 00.
• Bestellen per Portal, WhatsApp, Telefon, E-Mail (info@hm-medizin.de) oder Fax.

Quellen

• KV Nordrhein: Vereinbarung über die ärztliche Verordnung von Sprechstundenbedarf, gültig ab 01.01.2025
• KV Nordrhein: Häufige Fragen zum Sprechstundenbedarf
• Kompetenzzentrum Hygiene und Medizinprodukte der KVen und der KBV: Mustervorlage Hygieneplan für die Arztpraxis, 2. Auflage 2024 (bei der KV Nordrhein)
• Gesetze im Internet: § 23 Infektionsschutzgesetz (IfSG)

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information, ersetzt keine Rechts- oder Abrechnungsberatung im Einzelfall und erfolgt ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils gültigen Vorgaben der KV Nordrhein.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Abrechnungsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils gültige Sprechstundenbedarfs-Vereinbarung sowie die Vorgaben der KV Nordrhein und der Krankenkassen. Alle Angaben ohne Gewähr – Irrtümer und Änderungen vorbehalten.