Sprechstundenbedarf bestellen: So läuft es in der Praxis ab

Stand: Oktober 2026. Bezogen auf Nordrhein; geprüft gegen die Vereinbarung über die ärztliche Verordnung von Sprechstundenbedarf (gültig ab 1. Januar 2025), Anlage 1 der SSB-Vereinbarung (gültig ab 1. Oktober 2026) und die Hinweise der KV Nordrhein.

Kurz gesagt

Sprechstundenbedarf (SSB) kauft die Praxis nicht frei ein, sondern verordnet ihn als Ersatz für verbrauchte Artikel – grundsätzlich einmal pro Quartal auf Muster 16. Die Praxis ermittelt den Verbrauch und gleicht ihn mit Anlage 1 ab, die Ärztin oder der Arzt unterschreibt, und der Lieferant liefert und rechnet elektronisch ab. Was nicht in Anlage 1 steht, bestellen Sie als Praxisbedarf auf eigene Rechnung.

Der Ablauf auf einen Blick

Schritt	Wer?	Worauf achten?
1. Bedarf ermitteln	MFA	Nur tatsächlich Verbrauchtes ersetzen, Verfallsdaten im Blick behalten
2. SSB und Praxisbedarf trennen	MFA	Nur Artikel, die in Anlage 1 mit „ja“ stehen, mit ihren Einschränkungen
3. Rezept vorbereiten	MFA	Pflichtangaben, höchstens drei Artikel je Blatt
4. Unterschreiben	Ärztin oder Arzt	Stempel und Unterschrift, Frist bis zum 14. des Folgequartals beachten
5. Rezept an den Lieferanten	MFA	Abrechnung läuft elektronisch über den Lieferanten
6. Lieferung prüfen	MFA	Lieferschein abgleichen und zwei Jahre aufbewahren
7. Praxisbedarf bezahlen	Praxis	Normale Rechnung des Lieferanten

Schritt 1: Bedarf ermitteln

SSB wird grundsätzlich quartalsweise als Ersatz für verbrauchte Artikel verordnet, unter Beachtung von Wirtschaftlichkeit und Verfallsdaten (§ 4 Abs. 1 der SSB-Vereinbarung). Die Menge muss den Bedürfnissen der Praxis entsprechen und in einem angemessenen Verhältnis zur Zahl der Behandlungsfälle bzw. der erbrachten Leistungen stehen (§ 5 Abs. 2).

Praktisch heißt das: Führen Sie über das Quartal eine einfache Verbrauchsliste, zum Beispiel am Verbandswagen, im Eingriffsraum und am Notfallkoffer. Zählen Sie am Quartalsende den Bestand. Was verbraucht wurde, kommt auf die SSB-Liste. Abgelaufene Artikel gehören nicht dazu: Für sie gibt es laut KV Nordrhein keinen Ersatz über SSB, die Praxis kauft sie selbst nach.

Schritt 2: Sprechstundenbedarf und Praxisbedarf trennen

Als SSB gelten nur Artikel, die in Anlage 1 mit „ja“ gekennzeichnet sind und die ihrer Art nach bei mehr als einem Versicherten angewendet werden oder zur Sofortbehandlung bereitstehen müssen (§ 2 Abs. 1). Anlage 1 wird regelmäßig geändert; die aktuelle Fassung gilt seit 1. Oktober 2026. Prüfen Sie vor jeder Quartalsverordnung, ob eine neue Fassung vorliegt. Die KV Nordrhein veröffentlicht sie auf ihrer Seite zum Sprechstundenbedarf, zusammen mit einer chronologischen Übersicht der Änderungen.

Typische Beispiele aus Anlage 1:

• SSB: Kompressen, Tupfer, Mullbinden, elastische Binden, Nahtmaterial, Heft-Wundpflaster (vorzugsweise als Meterware) und Antiseptika zur Anwendung am Patienten.
• Nur eingeschränkt SSB: Einmal-Infusionsbestecke und Einmal-Infusionsnadeln zur Diagnostik sowie zur Sofort-, Akut- und Notfallbehandlung, nicht zur Blutentnahme.
• Kein SSB: Einmalspritzen, Aufziehkanülen, Hände-, Flächen- und Instrumentendesinfektion sowie Abdecktücher. Einmalhandschuhe und Mundschutz gelten laut KV Nordrhein als allgemeine Praxiskosten.

Außerdem gilt: SSB ist nur für die ambulante Behandlung der Versicherten der beteiligten Kostenträger bestimmt. Für Privatpatienten und für Fälle, in denen ein Unfallversicherungsträger zahlt, ist SSB nicht zulässig (§ 1 Abs. 2 und 3).

Schritt 3 und 4: Rezept ausstellen und unterschreiben

Verordnet wird auf Muster 16. Pflicht sind nach § 4 Abs. 5: Kostenträger „SSB Nordrhein“, Kostenträgerkennung 102091710, Statusfeld 9 mit „9“, BSNR und LANR, Ausstellungsdatum, höchstens drei Artikel mit genauer Größen- und Mengenangabe sowie Vertragsarztstempel und Unterschrift. Bei größeren Mengen sind Groß-, Anstalts- oder Bündelpackungen zu verordnen, Verbandmittel und Nahtmaterial möglichst ohne Firmen- oder Markennamen (§ 5 Abs. 3 und 5).

Die Frist: spätestens bis zum 14. des ersten Monats des Folgequartals. Rezepte, die ab dem 15. ausgestellt werden, zählen zum laufenden Quartal (§ 4 Abs. 1). Alle Details zum Formular finden Sie in unserem Ratgeber „SSB-Rezept in Nordrhein richtig ausfüllen“.

Schritt 5 und 6: Lieferung und Abrechnung

Die Praxis rechnet SSB nicht selbst ab. Laut KV Nordrhein läuft die Abrechnung elektronisch über die Hersteller bzw. Lieferanten; eine Direktabrechnung durch die Praxis ist ausgeschlossen. Ihr Lieferant braucht deshalb das unterschriebene Rezept.

Nicht apothekenpflichtige Mittel wie Verbandmittel, Infusionsnadeln und -bestecke oder Nahtmaterial sollen direkt vom Hersteller oder Großhandel bezogen werden, wenn das bei der benötigten Menge wirtschaftlich sinnvoll ist (§ 5 Abs. 4). Eine Depotlagerung von SSB in Apotheken oder bei sonstigen Lieferanten ist dagegen unzulässig (§ 4 Abs. 7).

Gleichen Sie jede Lieferung mit dem Lieferschein ab. Lieferscheine müssen Sie zwei Jahre aufbewahren; in begründeten Einzelfällen weist die Praxis damit den Bezug nach (§ 4 Abs. 9).

Quartals-Checkliste für MFAs

• Während des Quartals: Verbrauch laufend notieren. Praxisbedarf wie Spritzen, Handschuhe und Flächendesinfektion nach Bedarf nachbestellen.
• Letzte Woche des Quartals: Bestand zählen, Verbrauch je Artikel festhalten, Verfallsdaten prüfen.
• Anlage 1 prüfen: Gilt eine neue Fassung? Jeden Artikel auf „ja“ und auf Einschränkungen prüfen.
• Rezept vorbereiten: Kopfdaten eintragen, höchstens drei Artikel je Blatt mit Größe und Menge, keine Impfstoffe auf demselben Blatt.
• Plausibilität prüfen: Passen die Mengen zur Zahl der Behandlungsfälle? Sind Großpackungen gewählt, wo es sinnvoll ist?
• Unterschrift einholen: so rechtzeitig, dass das Ausstellungsdatum spätestens auf den 14. des ersten Monats im neuen Quartal fällt.
• Rezept übergeben: an den Lieferanten, der den Sprechstundenbedarf liefert und abrechnet.
• Lieferung prüfen: mit dem Lieferschein abgleichen, Lieferschein zwei Jahre ablegen.
• Notfallkoffer: Verbrauchtes über SSB ersetzen, Abgelaufenes auf Praxiskosten nachkaufen.

Typische Stolperstellen beim Bestellen

• Auf Vorrat verordnet: SSB ist Ersatz für Verbrauchtes, kein Lageraufbau. Die Mengen müssen zur Zahl der Behandlungsfälle passen (§ 5 Abs. 2). Für die Prüfung von Wirtschaftlichkeit und Zulässigkeit verweist die Vereinbarung auf die Prüfvereinbarung für Nordrhein (§ 7).
• Falsche Patientengruppe: Für Privatpatienten und Fälle, in denen ein Unfallversicherungsträger zahlt, wird nicht über SSB verordnet, sondern per Privatrezept zulasten der jeweiligen Person (§ 1 Abs. 2 und 3).
• Impfstoffe gemischt: Impfstoffe gehören auf ein eigenes Rezept. SSB-Artikel und Impfstoffe dürfen nicht auf demselben Blatt stehen.
• Vertragsprodukte übersehen: Krankenkassen können für geeignete SSB-Artikel Ausschreibungen oder Open-House-Verfahren durchführen. Produkte mit Zuschlag gelten als wirtschaftlich und sollen nach Möglichkeit bezogen werden (§ 5 Abs. 1).
• Praxisstart: Im ersten Quartal der vertragsärztlichen Tätigkeit zahlt die Praxis die Grundausstattung selbst. Die erste Ersatzbeschaffung als SSB ist erst danach möglich (§ 4 Abs. 3).

Wenn Sie unsicher sind

Die KV Nordrhein bietet eine Sprechstundenbedarfsberatung an, telefonisch, per Video oder vor Ort in Köln oder Düsseldorf. Sie richtet sich unter anderem an Praxen, die ihr SSB-Wissen auffrischen möchten. Über ein Anfrageformular können Praxen außerdem die Verordnungsfähigkeit einzelner Mittel prüfen lassen.

So hilft Hill + Massberg

Hill + Massberg ist ein Familienbetrieb seit 1994 und beliefert Arztpraxen in der Region der KV Nordrhein mit Sprechstunden- und Praxisbedarf aus einer Hand. So wird der Quartalsablauf für Ihr Team einfacher:

• Bei jeder Bestellung ist gekennzeichnet, was Sprechstundenbedarf ist.
• SSB-Rezepte holen wir quartalsweise persönlich in Ihrer Praxis ab.
• Kostenlose Lieferung mit eigenem Fahrzeug – kein Paketdienst.
• Bestellen per Portal, WhatsApp, Telefon (0212 – 33 20 00), E-Mail (info@hm-medizin.de) oder Fax.
• Ein fester Ansprechpartner, erreichbar Mo–Fr von 8:00 bis 16:00 Uhr.
• Großhandelserlaubnis nach § 52a AMG.

Quellen

• KV Nordrhein: Vereinbarung über die ärztliche Verordnung von Sprechstundenbedarf, gültig ab 01.01.2025
• KV Nordrhein: Anlage 1 zur Sprechstundenbedarfsvereinbarung, gültig ab 01.10.2026
• KV Nordrhein: Sprechstundenbedarf
• KV Nordrhein: Häufige Fragen zum Sprechstundenbedarf
• KV Nordrhein: Sprechstundenbedarfsberatung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information, ersetzt keine Rechts- oder Abrechnungsberatung im Einzelfall und erfolgt ohne Gewähr; maßgeblich sind die jeweils gültigen Vorgaben der KV Nordrhein.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Abrechnungsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die jeweils gültige Sprechstundenbedarfs-Vereinbarung sowie die Vorgaben der KV Nordrhein und der Krankenkassen. Alle Angaben ohne Gewähr – Irrtümer und Änderungen vorbehalten.